Jak prawidłowo przygotować Konvy.pl do pracy?

Jak prawidłowo przygotować Konvy.pl do pracy? – Praktyczny przewodnik krok po kroku

🔹 Krok 1: Dodaj swoich klientów

Pierwszym krokiem po zalogowaniu do systemu Konvy.pl jest wprowadzenie listy klientów.

1. Przejdź do zakładki „Klienci".
2. Kliknij „Nowy klient".
3. Uzupełnij formularz danymi klienta (nazwa, adres, kontakt, e-mail, numer telefonu itp.).
4. Kliknij „Zapisz".

To właśnie te dane będą później wykorzystywane do wysyłki powiadomień e-mail i SMS przypominających o przeglądach lub wizytach serwisowych.

🔹 Krok 2: Dodaj urządzenia przypisane do klientów

Kiedy klienci są już w systemie, kolejnym krokiem jest wprowadzenie urządzeń, którymi się zajmujesz.

1. Otwórz zakładkę „Urządzenia".
2. Kliknij „Nowe urządzenie".
3. Z rozwijanej listy wybierz, którego klienta dotyczy dane urządzenie.
4. Wypełnij formularz (np. typ urządzenia, numer fabryczny, data ostatniego przeglądu, uwagi itp.).
5. Kliknij „Zapisz".

Dzięki temu system powiąże każde urządzenie z jego właścicielem, co znacznie ułatwi późniejsze planowanie i raportowanie przeglądów.

🔹 Krok 3: Uzupełnij terminarz w kalendarzu

Teraz pora zaplanować wizyty serwisowe.

1. Wejdź w zakładkę „Kalendarz".
2. Kliknij „Dodaj termin".
3. Wybierz klienta i urządzenie, którego dotyczy wizyta.
4. Wypełnij formularz (data, godzina, rodzaj przeglądu, opis).
5. Kliknij „Zapisz".

Od tego momentu system automatycznie przypomni klientowi o zbliżającym się przeglądzie, wysyłając powiadomienia e-mail oraz SMS na numer podany w formularzu klienta.

🔹 Krok 4: Wykonanie przeglądu i generowanie protokołu

Po zakończeniu wizyty serwisowej:

1. Otwórz Kalendarz.
2. Kliknij w odpowiedni wpis.
3. Wybierz „Wygeneruj protokół".

W formularzu wpisz informacje o przeprowadzonym przeglądzie, wykrytych usterkach oraz ewentualnych zaleceniach dla klienta. System automatycznie zapisze dokument w sekcji „Dokumenty Serwisowe", skąd w każdej chwili możesz go przefiltrować i odnaleźć ponownie — np. po dacie, kliencie czy urządzeniu.

🔹 Krok 5: Wysyłka protokołu do klienta

Protokół można wysłać do klienta jednym kliknięciem – system automatycznie prześle go na adres e-mail, a odbiorca potwierdzi dostęp do dokumentu kodem SMS, co zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami RODO.

💡 Dlaczego warto?

Dzięki tym prostym krokom:

• Zautomatyzujesz przypomnienia o przeglądach i serwisach,
• Zyskasz szybki dostęp do historii urządzeń i protokołów,
• Ograniczysz papierową dokumentację,
• Usprawnisz komunikację z klientami.

Konvy.pl to nie tylko program dla konserwatorów UTB, ale uniwersalny system dla wszystkich firm, które prowadzą cykliczne serwisy lub przeglądy u klientów.

📘 Podsumowanie

Jeśli dopiero zaczynasz pracę z Konvy.pl, wykonaj powyższe kroki po kolei – dzięki temu program od razu zacznie działać w pełni automatycznie, a Ty zaoszczędzisz czas i unikniesz pomyłek. System zrobi resztę za Ciebie.