Jak prawidłowo przygotować Konvy.pl do pracy?
System Konvy.pl to elektroniczny dziennik konserwacji i zarządzania serwisami, który pomaga firmom wykonującym konserwacje urządzeń technicznych, przeglądy i serwisy — takich jak windy, suwnice, wózki widłowe czy instalacje kominowe — w pełnej automatyzacji codziennej pracy. Aby jednak wszystko działało poprawnie, warto poświęcić kilka minut na prawidłową konfigurację systemu. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak przygotować program do codziennego użytku.
Jak prawidłowo przygotować Konvy.pl do pracy? – Praktyczny przewodnik krok po kroku
🔹 Krok 1: Dodaj swoich klientów
Pierwszym krokiem po zalogowaniu do systemu Konvy.pl jest wprowadzenie listy klientów.
- Przejdź do zakładki „Klienci".
- Kliknij „Nowy klient".
- Uzupełnij formularz danymi klienta (nazwa, adres, kontakt, e-mail, numer telefonu itp.).
- Kliknij „Zapisz".
To właśnie te dane będą później wykorzystywane do wysyłki powiadomień e-mail i SMS przypominających o przeglądach lub wizytach serwisowych.
🔹 Krok 2: Dodaj urządzenia przypisane do klientów
Kiedy klienci są już w systemie, kolejnym krokiem jest wprowadzenie urządzeń, którymi się zajmujesz.
- Otwórz zakładkę „Urządzenia".
- Kliknij „Nowe urządzenie".
- Z rozwijanej listy wybierz, którego klienta dotyczy dane urządzenie.
- Wypełnij formularz (np. typ urządzenia, numer fabryczny, data ostatniego przeglądu, uwagi itp.).
- Kliknij „Zapisz".
Dzięki temu system powiąże każde urządzenie z jego właścicielem, co znacznie ułatwi późniejsze planowanie i raportowanie przeglądów.
🔹 Krok 3: Uzupełnij terminarz w kalendarzu
Teraz pora zaplanować wizyty serwisowe.
- Wejdź w zakładkę „Kalendarz".
- Kliknij „Dodaj termin".
- Wybierz klienta i urządzenie, którego dotyczy wizyta.
- Wypełnij formularz (data, godzina, rodzaj przeglądu, opis).
- Kliknij „Zapisz".
Od tego momentu system automatycznie przypomni klientowi o zbliżającym się przeglądzie, wysyłając powiadomienia e-mail oraz SMS na numer podany w formularzu klienta.
🔹 Krok 4: Wykonanie przeglądu i generowanie protokołu
Po zakończeniu wizyty serwisowej:
- Otwórz Kalendarz.
- Kliknij w odpowiedni wpis.
- Wybierz „Wygeneruj protokół".
W formularzu wpisz informacje o przeprowadzonym przeglądzie, wykrytych usterkach oraz ewentualnych zaleceniach dla klienta. System automatycznie zapisze dokument w sekcji „Dokumenty Serwisowe", skąd w każdej chwili możesz go przefiltrować i odnaleźć ponownie — np. po dacie, kliencie czy urządzeniu.
🔹 Krok 5: Wysyłka protokołu do klienta
Protokół można wysłać do klienta jednym kliknięciem – system automatycznie prześle go na adres e-mail, a odbiorca potwierdzi dostęp do dokumentu kodem SMS, co zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami RODO.
💡 Dlaczego warto?
Dzięki tym prostym krokom:
- Zautomatyzujesz przypomnienia o przeglądach i serwisach,
- Zyskasz szybki dostęp do historii urządzeń i protokołów,
- Ograniczysz papierową dokumentację,
- Usprawnisz komunikację z klientami.
Konvy.pl to nie tylko program dla konserwatorów UTB, ale uniwersalny system dla wszystkich firm, które prowadzą cykliczne serwisy lub przeglądy u klientów.
📘 Podsumowanie
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z Konvy.pl, wykonaj powyższe kroki po kolei – dzięki temu program od razu zacznie działać w pełni automatycznie, a Ty zaoszczędzisz czas i unikniesz pomyłek. System zrobi resztę za Ciebie.