Elektroniczna Książka Serwisowa UTB a przepisy — czy można ją legalnie stosować?

Coraz więcej firm serwisowych i eksploatujących urządzenia transportu bliskiego rezygnuje z papierowych segregatorów na rzecz rozwiązań cyfrowych. Pojawia się przy tym najczęstsze pytanie: czy elektroniczny dziennik konserwacji jest zgodny z przepisami? Odpowiedź jest jednoznaczna — tak. I mówi o tym wprost rozporządzenie.

Papierowy dziennik konserwacji przez lata był standardem, ale też źródłem sporej liczby problemów: zagubione wpisy, nieczytelne pismo, brak dostępu do historii urządzenia w terenie czy przeoczone terminy przeglądów. Elektroniczna Książka Serwisowa UTB rozwiązuje te bolączki — a co najważniejsze, robi to w pełni w granicach obowiązującego prawa.

Poniżej zebraliśmy najczęstsze pytania, które zadają nam klienci, wraz z konkretnymi podstawami prawnymi.

Czym właściwie jest „elektroniczna książka serwisowa"?

Warto zacząć od uporządkowania nazewnictwa. W przepisach nie funkcjonuje pojęcie „książki serwisowej" — dokumentem wymaganym ustawowo jest dziennik konserwacji. Potocznie nazywany bywa książką serwisową, książką konserwacji czy e-książką, ale w każdym z tych przypadków chodzi o ten sam dokument. Elektroniczna Książka Serwisowa to po prostu dziennik konserwacji prowadzony w formie cyfrowej zamiast papierowej.

Czy zgodnie z przepisami można używać elektronicznego dziennika konserwacji?

Tak. Formę elektroniczną dopuszcza wprost § 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 30 października 2018 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. 2018 poz. 2176), który stanowi, że dziennik konserwacji może być prowadzony w formie elektronicznej.

To nie jest luka ani interpretacja — ustawodawca świadomie i wprost zrównał formę elektroniczną z papierową. Firma serwisowa czy eksploatujący nie musi więc prowadzić „na wszelki wypadek" dodatkowej wersji papierowej.

Obowiązek prowadzenia samego dziennika wynika z kolei z § 7 ust. 2 tego rozporządzenia oraz z ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym — to eksploatujący zakłada i przechowuje dziennik dla każdego urządzenia osobno, a wpisy prowadzi konserwujący.

Czy muszę dodatkowo prowadzić wersję papierową?

Nie. Skoro przepis dopuszcza formę elektroniczną jako równoprawną, prowadzenie równoległej wersji papierowej nie jest wymagane. Dobrze zaprojektowana aplikacja zastępuje papier w całości — od zakładania dziennika, przez bieżące wpisy, po jego przechowywanie i udostępnianie do wglądu.

Jakie wymagania powinien spełniać dziennik w formie elektronicznej?

Rozporządzenie dopuszcza formę elektroniczną, ale nie zwalnia z tego, co musi zawierać sam dziennik i kto może dokonywać w nim wpisów. W praktyce oznacza to, że system powinien zapewniać:

• wiarygodność i integralność wpisów — brak możliwości niekontrolowanego usuwania czy nadpisywania historii;
• identyfikację osoby dokonującej wpisu wraz z jej uprawnieniami;
• chronologiczny, kompletny zapis czynności konserwacyjnych i ich wyników;
• dostępność do wglądu dla inspektora podczas badań i kontroli.

To warunki wynikające z charakteru dokumentu i praktyki dozoru technicznego — dobra aplikacja realizuje je „z automatu", często pewniej niż odręczne wpisy w papierowym zeszycie.

Kto może dokonywać wpisów w elektronicznym dzienniku?

Tu nic się nie zmienia względem formy papierowej. Wpisów dokonuje konserwujący posiadający odpowiednie zaświadczenie kwalifikacyjne wydane przez organ dozoru technicznego, właściwe dla danego rodzaju urządzenia. Forma cyfrowa nie tworzy nowych uprawnień ani ich nie znosi — jedynie zmienia nośnik.

Co z kontrolą inspektora UDT?

Inspektor sprawdza dziennik konserwacji m.in. przy badaniach okresowych i doraźnych. W przypadku formy elektronicznej kluczowe jest, aby zapisy były łatwo dostępne do okazania — na miejscu, na urządzeniu mobilnym lub przez wygenerowanie czytelnego wydruku/pliku. Systemy, które umożliwiają szybkie udostępnienie pełnej historii obiektu wprost inspektorowi, realnie skracają czas kontroli i porządkują cały proces.

Czy dotyczy to wszystkich urządzeń UTB?

Obowiązek prowadzenia dziennika konserwacji dotyczy urządzeń transportu bliskiego objętych dozorem technicznym — m.in. dźwigów, podestów ruchomych (w tym podnośników koszowych), suwnic, żurawi, wciągników i wciągarek, wózków jezdniowych podnośnikowych czy dźwigników. Terminy przeglądów konserwacyjnych określa załącznik nr 2 do rozporządzenia, o ile wytwórca nie wskazał inaczej w instrukcji eksploatacji. Elektroniczna forma dziennika jest dopuszczalna dla każdego z tych urządzeń.

Jak elektroniczna książka pomaga w codziennej pracy?

Poza zgodnością z przepisami, największą wartością cyfrowego dziennika jest porządek i przewidywalność:

• pełna historia każdego obiektu i każdego elementu podlegającego nadzorowi w jednym miejscu;
• automatyczne przypomnienia e-mail i SMS o zbliżających się terminach przeglądów i konserwacji — koniec z przeoczonymi badaniami;
• dostęp online z poziomu telefonu lub komputera, bez konieczności wożenia segregatorów;
• szybkie udostępnienie historii obiektu właściwemu inspektorowi, co usprawnia współpracę z UDT.

Podsumowanie

Elektroniczna Książka Serwisowa UTB to nie „obejście" przepisów, lecz forma wprost przewidziana przez prawo. Podstawą jest § 7 ust. 3 rozporządzenia Dz.U. 2018 poz. 2176, a obowiązek prowadzenia dziennika wynika z ustawy o dozorze technicznym i § 7 ust. 2 tego samego rozporządzenia. Warunkiem jest jedynie to, by dziennik — niezależnie od nośnika — spełniał wymogi dotyczące treści wpisów, uprawnień osoby wpisującej oraz dostępności do kontroli.

Innymi słowy: cały segregator zmieści się w kieszeni, a Ty zyskujesz pewność, że działasz zgodnie z przepisami.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 272, z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 30 października 2018 r. w sprawie warunków technicznych dozoru technicznego w zakresie eksploatacji, napraw i modernizacji urządzeń transportu bliskiego (Dz.U. 2018 poz. 2176) — w szczególności § 7 ust. 2 i 3.